Es interesante ver como, si nos ponemos a pensarlo bien, cada detalle de la vida está llena de negociaciones…Negociar con nosotros mismos desde las mañanas, con la familia, con nuestros compañeros de trabajo, en el tránsito, con los amigos…para ponerte de acuerdo, para resolver un conflicto, para desarrolla nuevos proyectos….todo el tiempo estamos negociando.
En este post, quisiera platicarles sobre una situación de conflicto que viví apenas hace un par de días.
Resulta que, mi trabajo actual, es ser RP de una marca de bebidas deportiva, que estuvo presente en una importante carrera. Como siempre, mi chamba fue asegurar los mensajes a dar en toda la comunicación del evento, y por mi parte ya estaba todo. LLegó el día del evento, y me pareció importante ir, aunque no a correr, ya que como dice una buena amiga, «no corro ni por mi propia vida». Para entonces, cabe destacar que la hidratación del evento no había llegado 2 días antes, pero si llegó con suficiente tiempo de anticipación y no hubo ningún problema al respecto, pero…lo comento porque es importante.
Situación
Durante el evento, quise darme una vuelta para checar todo, y…entre todos los detalles, me sorprendió mucho ver que al final de la carrera, no se estaba dando la bebida. Me sorprendió, pregunté a las personas de staff que estaban ayudando, y comentaron que ya no había nada. Me asomo, y atrás de donde estaban repartiendo el «Recovery Kit» encontré bajo chamarras, una buena cantidad de producto. Para entonces, mi cámara fotográfica y celular se habían quedado ya sin batería, y decidí acercarme a uno de los organizadores con los que estuve trabajando para pedirle apoyo y que ese producto escondido se sacara para la gente. Ya era tarde cuando vi este detalle, que cabe destacar no era mi chamba, pero buscando el bien mayor del evento y que lo ví, lo más pertinente era hacer algo y solucionarlo. El organizador del evento, que OJO, es de otra empresa a la que activó el evento, se movió rápido y me ayudó a que el producto estuviera accesible a los deportistas.
Minutos más tarde de este acontecimiento, una persona del staff, de la agencia que activó el evento, se acerca a mi a decirme que después de que se pidió sacar el producto para los deportistas, la agencia que activó el evento ordenó repartir el producto entre el staff para que no hubiera sobrantes y de alguna manera, aparentar que se le había dado a los deportistas.
¿Qué hice?
Al llegar a mi oficina, redacte una minuta de todo lo acontecido, desde las cuestiones de comunicación que eran mi responsabilidad, hasta este pequeño detalle que me llamó la atención durante el evento. Hice la aclaración de que fue un detalle de la agencia que activó evento, y que los organizadores me ayudaron a solucionarlo.
La reacción fue inmediata, y hubo descontento por esta situación, pues era evidente que sea como sea, era una responsabilidad del organizador quien no estaba cumpliendo con los acuerdos previamente negociados para que el evento fuera todo un éxito, por lo que tuvimos una junta interna en donde todos comentamos las fortalezas y debilidades que se vieron en el evento, para posteriormente hablar con los organizadores.
Se realizó un call con los organizadores, en donde, de manera muy amable, comentamos que queríamos hablar, primero las debilidades que son siempre más difíciles de tratar, para posteriormente hablar de las fortalezas.
Fue mi momento de participar, expuse el caso, y agradecí a la persona de los organizadores que me ayudó a solucionar esto. Sin embargo, no lo tomaron de la manera más positiva, y automáticamente la postura de los organizadores fue aventarse en contra de mi. Que si era un mistery shopper, que ante una afirmación tan preocupante como tener producto escondido no tomé evidencias y lo mencioné directamente a los directivos de los organizadores…cuando mi intención no fue hacer un escándalo. Les comenté que fue casualidad que me di una vuelta al evento, y que una persona de su equipo fue la que me ayudó a solucionarlo, por lo que era testigo de mis palabras. Sin embargo, y al ser un call, se notó que los organizadores decidieron excluír a la persona que me ayudó para seguir atacándome. Al final, no dejé que la pena me ganará y comenté detalle a detalle de ese evento, tratando de ser lo más respetuoso posible, aunque ellos ya estaban muy ofendidos y haciendo comentarios hostiles. Al final, entraron mis jefes a comentar que no tenían porque hablar de esa manera, que había hecho lo correcto y que no podían decir que no sabían de la situación cuando uno de ellos era testigo, y que tampoco era para tomarlo tan mal cuando se estaba tratando como una oportunidad para futuras ocasiones.
Análisis
Al final, uno de los primeros errores en esta negociación fue la de haber hecho un call para platicar el asunto. Lo mejor hubiera sido platicarlo cara a cara, con la finalidad de que todos participaran y poder mirar las expresiones, reacciones, etc.
También, quiza lo mejor hubiera sido comenzar por hablar todas las fortalezas y ventajas que hubieron en el evento, comentando y haciendo claro que como punto de oportunidad por parte de la agencia que activó el evento, se vió tal punto, al final bastante preocupante, porque va en demerito de los mismos deportistas, y tratarlo como tal. Más que como un interés personal, como un interés en común de todas las partes, de buscar ofrecer la mejor experiencia al deportista.
¿Qué se podría hacer?
Negociar es resolver. Para este evento se resolvió desde nuestra trinchera lo que se pudo hacer, pero definitivamente queda como un tema pendiente para futuros eventos que seguiremos haciendo. Las experiencias son ricas en aprendizajes, y como tal, debe tomarse y plantearse de esta forma en futuros eventos para asegurar la mejor experiencia para todos los participantes, siempre de manera transparente y asumiendo cada quien sus propias responsabilidades.
La sugerencia es organizar una junta en donde se pregunta tal cual…¿Cual es el objetivo que tenemos y que buscamos con estos eventos?, ¿cuál es la misión que tenemos? Y con estas ideas bien claras, comenzar a dialogar, siendo propositivos y nosotros mostrando también nuestras áreas de oportunidad, y pidiendo a la contraparte que nos dé sus propias áreas de oportunidad, para entonces, juntos, desarrollar y construir nuevas experiencias.
El No ya lo tienes, ve por el Si 